تایم‌باکسینگ: تکنیک مدیریت زمان برای نظم شخصی و افزایش بهره‌وری
شما پرمشغله نیستید، تنها روش صحیح مدیریت زمان را نمی‌دانید و به همین دلیل روز‌های‌تان شلوغ می‌شود و نمی‌توانید به همه کار‌هایتان برسید. تایم‌باکسینگ نوعی روش مدیریت زمان است که به شما برای برقراری نظم شخصی و سازمانده‌ی برنامه‌ها کمک می‌کند. با تایم‌باکسینگ مهم‌ترین کار‌هایی که باید هر روز انجام دهید در اولویت قرار می‌گیرند و می‌توانید مشخص کنید برای هر کار چه مقدار زمان صرف کرده‌اید. در این مقاله بررسی می‌کنیم تایم‌باکس چیست، چه مزایایی دارد و چگونه باید از آن بهره برد.
تایم‌باکسینگ چیست؟
تکنیک تایم‌باکسینگ به این معناست که زمان هر روز خود را به چند جعبه تقسیم کنید و هر جعبه زمانی را به انجام یک کار خاص اختصاص دهید. در برنامه‌ریزی معمولی، شما فهرست کار‌های روزمره‌تان را بدون تعیین زمان آغاز یا پایان آن‌ها تدوین می‌کنید، اما برای بهره‌برداری از تکنیک تایم‌باکس هر کار در یک جعبه زمانی قرار دارد، به همین دلیل مشخص است که چه زمانی آغاز می‌شود، چه مقدار طول می‌کشد و چه زمانی به پایان می‌رسد. در تایم‌باکس حتی می‌توانید محل انجام کار‌هایتان را نیز تعیین کنید.
هنگام که جعبه‌های روزمره خود را تعیین کردید، باید به آن‌ها متعهد بمانید و آن‌ها را همانند جلسات کاری در نظر بگیرید؛ در طول این جلسه باید روی کار خود تمرکز داشته باشید، آن را به تأخیر نیندازید و کار شخص دیگر را با آن جایگزین نکنید. اگر لازم است، در کنار تایم‌باکسینگ می‌توانید تکنیک‌های افزایش تمرکز را هم به کار ببرید تا بهره‌وری‌تان افزایش یابد و بتوانید از زمانی که در طول روز دارید، به بهترین شکل استفاده کنید.
چگونه برای کار‌های گوناگون زمان مناسب در نظر بگیریم؟
پیش از آغاز هر کار، مشخص کنید که نتیجه آن چیست و چه خروجی‌هایی باید داشته باشد تا کیفیت مدنظر شما برآورده شود. سپس از آن بپرسید که تحقق این خروجی‌ها چه مقدار طول می‌کشد و بر این مبنا، کار را در یک یا چند تایم‌باکس قرار دهید. کار‌هایی که طولانی هستند را در چند تایم‌باکس با زمان کوتاه‌تر قرار دهید تا از انجام آن‌ها خسته نشوید.
با فرا رسیدن موعد هر جعبه زمانی، کار را آغاز کنید و طوری پیش بروید که با پایان زمان جعبه، حتما کار شما هم تمام شده باشد. زمانی که برای هر کار در نظر می‌گیرید نه باید آن‌قدر کم باشد که ناچار شوید آن را با عجله انجام دهید و استرس بگیرید و نه باید آن‌قدر زیاد باشد که بخشی از زمان‌تان را باطل کنید یا در می‌انه کار، حواس خود را به مسائل دیگر پرت کنید.
آخرین مطالب
اگر کاری به زمان بیش‌تری نیاز دارد، چند تایم‌باکس به آن اختصاص دهید، اما هرگز از محدوده تعیین‌شده برای یک تایم‌باکس فرا‌تر نروند!
مزایای بهره‌برداری از تایم‌باکسینگ
اگر به بهره‌برداری از این تکنیک متعهد بمانید، از این مزایای بهره‌مند خواهید شد
• زمانی که انجام کاری برسد، ذهن‌تان را مجبور می‌کنید مشغول انجام همان کار شود و دچار حواس‌پرتی نشوید.
• با تعهد بدون قید و شرط به تایم‌باکس، نظم شخصی را می‌آموزید.
• می‌دانید که در تایم‌باکس مشغول انجام یک کار هستید، هیچ کار دیگری به جز آن ندارید و سایر کار‌ها را در تایم‌باکس‌های بعدی انجام می‌دهید. در نتیجه راحت‌تر تمرکز می‌کنید.
• می‌توانید بر کمال‌گرایی خود تسلط کنید و بیش از حد برای یک کار زمان نمی‌گذارید.
• مدیریت زمان ساده‌تر می‌شود و کار‌هایتان را به‌موقع و با کیفیت مطلوب تحویل خواهید داد.
• با تایم‌باکسینگ می‌دانید هر کار چه مقدار طول می‌کشد و در طول روز چه کار‌هایی را باید انجام دهید. به همین دلیل برنامه‌ریزی برایتان ساده‌تر می‌شود.
درمان اهمال‌کاری با تایم‌باکسینگ
اهمال‌کاری یکی از مهم‌ترین مشکلات افرادی است که نظم شخصی ندارند و کار‌هایشان را در لحظه آخر انجام می‌دهند؛ تایم‌باکسینگ روشی مناسب برای درمان اهمال‌کاری است.
ذهن ما انسان‌ها هنگامی که کاری را آغاز می‌کند، به جستجوی نقطه پایان آن می‌گردد. حتما برایتان پیش آمده که در حال تماشای یک فیلم یا سریال بوده‌اید و در وسط آن متوجه شده‌اید که آن را دوست ندارید، اما فقط برای اینکه فکر‌تان دچار مانع نشود، تا انت‌ها آن را تماشا کرده‌اید. این قابلیت ذهن انسان کاربرد‌های سودمند هم دارد؛ به عنوان مثال فقط کافی است کار معوقه خود را آغاز کنید، سپس ذهن‌تان درگیر می‌شود و تا آن را به پایان نرساند، رهایش نمی‌کند.
با بهره‌برداری از تایم‌باکسینگ به خودتان یادآوری می‌کنید که زمان انجام کار معوقه فرا رسیده است و همین حالا باید آن را آغاز کنید. یادتان نره که تعهد به آغاز و پایان جعبه‌های زمانی یکی از مهم‌ترین بخش‌های بهره‌برداری از این تکنیک مدیریت زمان است. هنگامی کار را آغاز کردید، مقاومت اولیه ذهن‌تان از بین می‌رود و می‌توانید آن را تا انت‌ها پیش ببرید.
اگر ماموریت معوقه‌تان طولانی است، می‌توانید آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و هر بخش را در یک تایم‌باکس یک تا دو ساعته به انجام برسانید.
پیشگیری از کمال‌گرایی با نوشتن تایم‌باکس
هر کاری به همان اندازه‌ای که برایش زمان می‌گذارید، طول می‌کشد؛ این قانون پارکینسون است. فکر کنید رئیستان برای کاری یک هفته به شما زمان داده است، اما ناگ‌هان با شما تماس می‌گیرد و می‌گوید باید کار را در سه روز تحویل دهید. شما این کار را انجام می‌دهید، نه؟ آیا حجم کار‌ها تغییر کرده است؟ خیر، تنها تغییری که اتفاق افتاده در ذهن شماست که به جای یک هفته، سه روز زمان برای پایان کار در نظر گرفته شده است.
هنگامی کاری را بدون آنکه محدودیت زمانی برای پایان آن در نظر بگیرید، آغاز می‌کنید، بذر شلوغی و بی‌نظمی کل روز را کاشته‌اید! در مقابل، وقتی به انجام کار در زمان مشخص متعهد می‌مانید، دیگر فرصتی برای کمال‌گرایی سمی نخواهید داشت، چون باید آن را به‌موقع تمام کنید و به جلسات مهمی برسید که با کار‌های بعدی دارید! همان‌گونه که گفتیم، هر تایم‌باکس همانند یک جلسه کاری مهم است که باید در زمان دقیق و با تمرکز کامل برگزار شود.
بهره‌برداری از تایم‌باکسینگ در جلسات کاری
تا پیش از این جعبه‌های زمانی را به جلسات کاری تشبیه کردیم، اما در این بخش توضیح می‌دهیم که تکنیک تایم‌باکسینگ واقعا برای بهره‌وری جلسات کاری و سازمانی هم کاربرد دارد.
اگر به جلساتی که در سازمان‌تان برگزار می‌شود دقت کنید، متوجه می‌شوید تعداد زیادی از آن‌ها فقط اتلاف زمان هستند و خروجی خاصی ندارند، اما با بهره‌برداری از تایم‌باکس می‌توانید جلسات را با بازده‌ی بیش‌تری پیش ببرید تا هم خروجی مطلوب بگیرید و هم زمان زیادی هدر ندهید. برای هر جلسه کاری خود یک جعبه زمانی بسازید و موارد زیر را مشخص کنید
• زمان آغاز جلسه؛
• زمان پایان جلسه؛
• کار‌هایی که باید در طول جلسه انجام شود؛
• خروجی مطلوب جلسه.
تایم‌باکس را برای همه افرادی که قرار است در جلسه حضور داشته باشند، بفرستید. هنگامی که جلسه محدودیت زمانی داشته باشد، افراد از سخنان بی‌نتیجه و اتلاف زمان خودداری می‌کنند و روی موارد مهم متمرکز خواهند شد. برخی از جلسات احتمالا به ۱۵ دقیقه زمان نیاز داشته باشند؛ به عنوان مثال هر روز صبح می‌توانید با تیم خود یک جلسه ۱۵ دقیقه‌ای برای مرور کار‌های روز برگزار کنید. در چنین جلساتی حتی نیاز به نشستن روی صندلی نخواهید داشت؛ فقط همه چیز را به سرعت مرور کنید و به سراغ تایم‌باکس‌هایتان بروید.
بهره‌برداری از تکنیک تایم‌باکس در موبایل یا کامپیوتر
یکی از ساده‌ترین راهکار‌های تایم‌باکسینگ بهره‌برداری از آن در تلفن همراه یا کامپیوتر شخصی شما است. تقریبا تمام تقویم‌های آنلاین این قابلیت را دارند، اما تقویم گوگل (Google ) یکی از کاربردی‌ترین برنامه‌هایی است که با این روش کار می‌کند. تقویم گوگل روی حساب جیمیل شما ذخیره می‌شود و در همه دستگاه‌های متصل به جیمیل در دسترس خواهد بود. این اپلیکیشن در زمان آغاز یا پایان هر جعبه زمانی در تلفن همراه‌تان اعلان ارسال می‌کند. اگر ممکن است متوجه اعلان‌های تلفن همراه‌تان نشوید، برای آغاز و پایان هر تایم‌باکس زنگ هشدار تنظیم کنید تا حواس‌تان پرت نشود و هر کاری را در زمان مشخص آغاز کنید و به پایان برسانید.
ترکیب تکنیک‌های پومودورو و تایم‌باکسینگ
تکنیک پومودورو یکی از راهکار‌های مناسب برای افزایش تمرکز است. در پومودورو شما باید ۲۵ دقیقه متمرکز کار خود را انجام دهید، سپس ۵ دقیقه استراحت کنید؛ در زمان استراحت نیز بهتر است به جای رفتن سراغ تلفن همراه، تمرین‌های کششی انجام دهید یا مقداری در اتاق قدم بزنید. سپس مجددا ۲۵ دقیقه مشغول کار شوید و ۵ دقیقه استراحت کنید. این کار را برای بار سوم و چهارم هم تکرار کنید، اما پس از بار چهارم به جای ۵ دقیقه، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید.
با ترکیب تایم‌باکسینگ و پومودورو هر جعبه زمانی ۲۵ دقیقه می‌باشد. به همین دلیل زمانی که کاری را آغاز کردید، فقط ۲۵ دقیقه برای آن زمان بگذارید و قسمت بعدی آن را به جعبه زمانی بعدی منتقل کنید. با این کار ذهن‌تان به خاطر زمان کوتاه کار‌ها مقاومت کمتری نشان می‌دهد و به خاطر تعهد به جعبه‌های زمانی، نظم شخصی را هم می‌آموزد.
کلام آخر؛ جعبه‌های زمانی مرز بین لحظات شما می‌باشند
شما نمی‌توانید بدون داشتن پاسپورت و ویزا از مرز ایران خارج شوید و به کشور‌های همسایه بروید؛ تایم‌باکسینگ هم باید همینقدر قانونمند باشد. هیچ کاری نباید قبل از زمانی که برایش تعیین شده است، آغاز شود یا پس از زمان تعیین‌شده به پایان برسد. هر کاری باید در تایم‌باکس خود انجام شود و اگر طولانی‌تر شد، باید تایم‌باکس بعدی به آن اختصاص یابد.
در این مقاله توضیح دادیم تایم‌باکسینگ چیست و در چه مواردی سودمند است. تنها راز موفقیت در بهره‌برداری از این تکنیک، تعهد به روش بهره‌برداری از آن است. اگر تجربه‌ای در مورد بهره‌برداری از جعبه‌های زمانی دارید یا از متد دیگر برای مدیریت زمان خود در طول روز استفاده می‌کنید، در بخش دیدگاه‌ها برای ما بنویسید.
