احتمالا شما نیز نام روش GTD را شنیده‌اید؛ رویکردی که در سال‌های اخیر به یکی از محبوب‌ترین راهکارهای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری تبدیل شده است. برنامه‌ریزی بر پایه GTD با خارج کردن حجم زیاد اطلاعات از ذهن، فرآیند تصمیم‌گیری درباره نحوه انجام کارها را به شدت ساده می‌کند. اگر دستیابی به نظم در زندگی و کار برایتان اولویت دارد، در این مقاله با اصول، مراحل و نکات کلیدی اجرای این متد آشنا می‌شوید.

روش GTD چیست؟

ذخیره‌سازی حجم گسترده‌ای از اطلاعات و ماموریت‌های روزمره در حافظه مغز، بستر احساس سردرگمی، اهمال‌کاری و افت تمرکز را فراهم می‌کند. برنامه‌ریزی به روش GTD به معنای آزادسازی ذهن، ثبت و پیاده‌سازی وظایف و برنامه‌های زندگی در یک سیستم و ابزارهای مدیریت زمان قابل اعتماد است. این تکنیک یک روش محبوب برای مدیریت زمان محسوب می‌شود که اجرا آن آسان بوده و با اولویت‌بندی صحیح فعالیت‌ها، نظم را به زندگی بازمی‌گرداند. این رویکرد از برنامه‌ریزی روزانه تا برنامه‌ریزی مالی ماهانه بر بهبود فرآیند برنامه‌ریزی شما تأثیر مثبت می‌گذارد.

GTD مخفف چه عبارت است؟

GTD مخفف عبارت انگلیسی «Getting Things Done» به معنی «به انجام رساندن کارها» است. این تکنیک قدرتمند برای ارتقای بهره‌وری مغز، اولین بار توسط دیوید آلن معرفی شد. آلن در سال ۲۰۰۱ این متد را در کتاب خود با عنوان «به انجام رساندن کارها: هنر بهره‌وری بدون استرس» تشریح کرد. روشی که مغز را از انباشت کارهای گوناگون رها می‌سازد و برنامه‌ها را به شکلی سازمان‌یافته تدوین می‌کند تا کلیه فعالیت‌ها کامل و بدون استرس ناشی از فراموشی انجام پذیرند.

🔗 بیشتر بخوانید: رازهای بهبود رابطه پدر و پسری

«بخش بزرگی از استرسی که انسان‌ها تجربه می‌کنند، ناشی از داشتن کارهای زیاد نیست، بلکه از ناتمام ماندن کارهایی است که آغاز کرده‌اند.»
دیوید آلن

آخرین مطالب

• راهنمای کامل پاسخ به خطاب «جانم» در تمام روابط و موقعیت‌ها
• راهنمای جامع کنترل بیماری ریفلوکس معده-مری (GERD) با تغذیه و تغییر سبک زندگی
• تأثیر استرس اقتصادی والدین بر توسعه اجتماعی کودکان: نتایج پژوهش‌های جدید
• خواص شیرین گفتن برای چه چیزهایی خوب است؟
• معرفی دو مدل جدید برای ارتقای ایمنی آنلاین

برنامه‌ریزی به روش GTD چگونه کار می‌کند؟

دیوید آلن بر این باور است که مغز انسان مکانی برای خلاقیت و تولید ایده‌هاست، نه انباری برای نگهداری دنیایی از کارها و ماموریت‌های روزمره. از این رو، برنامه‌ریزی با GTD در پنج مرحله، با ثبت و اولویت‌بندی وظایف در یک منبع بیرونی (مانند کاغذ یا نرم‌افزارهای مدیریت کار)، ذهن را آزاد می‌سازد. با پیشرفت تکنولوژی و گسترش نرم‌افزارهای متنوع برنامه‌ریزی، انتخاب ابزار مناسب برای پیاده‌سازی GTD اهمیت بالایی دارد. بنابراین سیستمی را برگزینید که بتواند ثبت، سازماندهی و سطح‌بندی اطلاعات شخصی، پروژه‌ای و تیمی را به خوبی انجام دهد. روش GTD علاوه بر پشتیبانی از اجرای کامل و منظم کارهای شخصی، نقش مؤثری در سازماندهی و به ثمر رساندن اهداف اعضای یک تیم نیز ایفا می‌کند.

مزایا و معایب برنامه‌ریزی به روش GTD

تکنیک GTD یک استراتژی مدیریت زمان است که همانند سایر راهکارهای بهره‌وری مزایا و معایبی دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

راهنمای برنامه‌ریزی به روش GTD در ۵ قدم

برنامه‌ریزی با GTD در پنج مرحله انجام می‌پذیرد. مراحلی که از فهرست‌بندی و سازماندهی ماموریت‌ها و کارهای انباشته‌شده در ذهن پشتیبانی می‌کنند. این پنج مرحله به شرح زیر هستند:

۱. ثبت (Capture)

پیش از سازماندهی کارها، باید کلیه آن‌ها را در مکانی خارج از مغز ثبت کنید. فضایی که دیوید آلن آن را «صندوق ورودی» (Inbox) می‌نامد و فهرستی از کارهایی است که در مراحل بعدی باید سازمان‌یافته شوند.

🔗 بیشتر بخوانید: ۷ شغل مورد علاقه نسل زد_دوپلر

مکان ثبت اطلاعات

اگر به دنبال ارتقای بهره‌وری شخصی هستید، می‌توانید فهرست کارها را در یک دفترچه یا یک برنامه مدیریت زمان ساده ثبت کنید. اما اگر عضوی از یک تیم هستید، برای ثبت و سازماندهی ماموریت‌های گروهی باید از یک پلتفرم مدیریت کار قوی بهره بگیرید.

تمرکز بر ثبت، نه سازماندهی

در قدم اول تنها بر روی ورود همه اطلاعات در منبعی خارج از مغز تمرکز کنید. نیازی به سازماندهی و اولویت‌بندی دقیق در ابتدای کار نیست.

بهره‌گیری از سیستم دیجیتال

اگرچه استفاده از کاغذ برای ثبت کارها آسان و در دسترس است؛ اما گاهی نیاز به ویرایش و اصلاح مکرر اطلاعات ثبت‌شده پیش می‌آید که در این شرایط بهره‌گیری از سیستم دیجیتال پیشنهاد می‌شود. ابزارهای مدیریت کار در جمع‌آوری و ثبت حجم گسترده وظایف با نظم و دقت بهتری عمل می‌کنند.

۲. شفاف‌سازی (Clarify)

پس از ثبت اطلاعات، نوبت به شفاف‌سازی آن‌ها می‌رسد. مرحله‌ای که در هم‌همی با سازماندهی پیش می‌رود. برای شفاف‌سازی باید موارد زیر را برای هر ماموریت ثبت‌شده در صندوق ورودی آشکار کنید:

• تعریف یک اقدام قابل اجرا;
• تمام جزئیاتی که در زمان انجام کار باید بررسی و اجرا شوند;
• مقصد از انجام هر کار و ایده‌های خلاقانه برای پیشبرد پروژه;
• زمینه‌های مرتبط با هر کار مانند بودجه موردنیاز یا بازه زمانی اجرا.

اولویت‌بندی کارها حیاتی است

وظایف خود را از نظر اهمیت اولویت‌بندی کنید. گاهی برخی کارها بیشتر از زمان برآورد شده طول می‌کشند یا ماموریت جدیدی ناگهان به لیست اضافه می‌شود. در این شرایط باید هر وظیفه را با دقت بر اساس اولویت تعیین‌شده، با اعمال تغییرات در صندوق ورودی مدیریت کنید.

ماموریت‌های سریع

اگر برخی از کارهایتان سریع و کمتر از چند دقیقه انجام می‌پذیرند، بلافاصله و حتی بدون ثبت در صندوق ورودی آن‌ها را انجام دهید. اگر هم از میان وظایف شناسایی‌شده، کاری بدون نیاز به حضور شما قابل اجرا است، انجام آن را به شخص دیگری واگذار کنید.

تقسیم کارها به بخش‌های کوچک

کارهای بزرگ و زمان‌بر را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا اجرای آن‌ها ساده‌تر شده و با انگیزه بیشتری به انجام آن بپردازید. برای هر بخش نیز تمام مراحل شفاف‌سازی را پیاده کنید.

۳. سازماندهی (Organize)

سازماندهی یکی از مهم‌ترین بخش‌های برنامه‌ریزی به روش GTD است که در هم‌همی با شفاف‌سازی انجام می‌پذیرد. در طول این مرحله باید اطلاعات لازم را به هر پروژه اضافه کنید.

تنظیم ساختار سازمانی

هر بار که به موردی در صندوق ورودی می‌رسید، پس از شفاف‌سازی و افزودن اطلاعات تکمیلی، آن را از صندوق ورودی خارج و به پروژه مرتبط منتقل کنید. اگر پروژه‌ای در اختیار ندارید، با دقت به موارد زیر پروژه‌های زیر را تشکیل دهید:

• پروژه‌ای برای کلیه کارهای عملی، مرتب‌شده بر پایه اولویت;
• پروژه‌ای برای یادداشت‌ها و منابع مرجع;
• پروژه یا ابزاری برای پیگیری اهداف شخصی و تیمی;
• پروژه‌ای برای کارهایی که اکنون فرصت انجام آن‌ها وجود ندارد و در آینده انجام می‌شوند (Someday/Maybe);
• پروژه‌ای برای کارهای در حال انجام (Waiting For);
• پروژه‌ای برای اطلاعات مشترک و دستور جلسه‌ها.

خالی کردن صندوق ورودی

وجود کارهای گوناگون و انجام‌نشده در صندوق ورودی عامل درگیری ذهنی است. به همین دلیل کارهای موجود در صندوق را به یک ماموریت عملی تبدیل کرده و با تشریح جزئیات، آن را به یک پروژه عملی مبدل کنید. طوری‌که پس از اتمام مراحل شفاف‌سازی و سازماندهی، صندوق ورودی خالی بماند.

۴. مرور و اولویت‌بندی مجدد (Reflect)

برای موفقیت در برنامه‌ریزی با GTD، باید به طور منظم ماموریت‌ها را مرور و در صورت لزوم مجدداً اولویت‌بندی کنید. وقتی کار جدیدی در صندوق ورودی ثبت می‌شود، باید با دقت به اولویت آن در مقایسه با وظایف قبلی، به پروژه تبدیل و اجرا شود.

زمان مناسب برای مرور و اولویت‌بندی

هدف از اجرای GTD کاهش بار ذهنی است. این در حالی است که انجام مکرر مرور می‌تواند خود منبع استرس شود. از این رو پیشنهاد می‌شود این مرحله را تنها دو بار در روز، اول صبح و آخر روز انجام دهید. انجام در صبح باعث تسلط بر برنامه روز می‌شود و انجام در آخر روز، کارهای روز بعد را سازماندهی می‌کند. در پایان هفته نیز برای پیگیری اهداف و کارهای هفته پیش رو، مرور و اولویت‌بندی انجام دهید.

۵. انجام کارها (Engage)

مرحله انجام در روش GTD همان نقطه است که کلیه کارها از مراحل ثبت، شفاف‌سازی و سازماندهی عبور کرده و زمان اجرای کامل آن‌ها فرا رسیده است.

زمان اجرای کارها

در GTD هیچ قانون و دستورالعمل اختصاصی‌ای برای زمان اجرای کارها وجود ندارد. به همین دلیل، اگر به دنبال ساختاری برای زمان‌بندی هر ماموریت هستید، می‌توانید این روش را با سایر تکنیک‌های مدیریت زمان همانند «پومودورو» (Pomodoro) ترکیب کنید.

۴ معیار برای انجام بهتر کارها در مرحله پنجم

نکات زیر را برای اجرای بهینه مرحله پنجم از روش GTD در نظر بگیرید:

• اولویت: کدام ماموریت بیشترین اولویت را دارد؟
• بافت (Context): مغز انسان نمی‌تواند کارهای متفاوت را همزمان انجام دهد. برای مثال انجام همزمان صحبت در تلفن و نوشتن متن آسان نیست. به همین دلیل، کارهای مشابه همانند ارسال پیام به چند مشتری را در یک بازه زمانی انجام دهید;
• زمان در دسترس: به میزان زمانی که برای انجام هر ماموریت در اختیار دارید دقت کنید;
• انرژی در دسترس: برای انجام هر کار، میزان انرژی جسمی و روانی خود را نیز در نظر بگیرید و کاری که اگرچه اولویت پایین‌تری دارد اما با سطح انرژی فعلی شما هم‌سو است را برگزینید.

برنامه‌ریزی به روش GTD: راهی برای نظم دادن به ذهن شلوغ

برنامه‌ریزی به روش GTD یکی از موثرترین راهکارها برای به انجام رساندن وظایفی است که در ذهن شما انباشته شده‌اند. روشی که اگرچه در ابتدای مسیر نیازمند تمرین و تکرار است، اما در ادامه منجر به کاهش بار شناختی و استرس، برقراری نظم در انجام کارها و ارتقای بهره‌وری شخصی و تیمی می‌شود.